Ring inte – mejla

Jag har många bollar i luften, men är ganska lättdistraherad. Därför gillar jag inte när mina samarbetspartners ringer mig när de lika gärna kunde ha mejlat.

Fördelar med mejl:

Spårbarhet – Jag vet vad jag har sagt och vad den andra personen har sagt. (Jag sparar alla mejl.)

Sökbarhet – Jag kan göra en sökning på all information i alla mejl jag har fått och skrivit. Därför föredrar jag Yahoo- och Gmail, som har fantastist bra sökfunktioner. Om det är information som jag vill spara och kunna hitta genom sökningar, som jag har fått på annat sätt än mejl, skriver jag ett mejl själv och sparar undan det. Det är särskilt bra för inloggningsuppgifter och sånt som man använder på datorn.

Stör ej – Jag kämpar hela tiden med att uppfostra mina samarbetspartners till att visa mig samma hänsyn som jag visar dem. Jag håller nästan alltid på med något, precis som alla andra, och vill därför helst inte bli störd genom direktkommunikation. Detta handlar om ren effektivitet. Min partner i handelsbolaget ringer mig så fort han sitter i bilen, och således inte kan vara effektiv på annat sätt än att prata i telefon. Jag måste hela tiden påminna honom om att jag då inte är effektiv under den tiden. Dessutom försvinner sakerna vi pratar om ofta i glömska eller faller mellan stolarna eftersom uppgifterna blir mer vaga i muntlig kommunikation.

Systematiskt – Mina mejl är min primära lista att göra. Här är också anledningen till att skriva flera mejl till samma person ifall mejlet innehåller flera uppgifter. Om jag får ett mejl med tre små jobb och ett stort jobb delar jag upp det i två mejl, sparar undan den stora uppgiften i min projektmapp och lämnar ett mejl med de tre små uppgifterna i inkorgen eller i ”Action”-mappen. Jag vill inte ha mejl i inkorgen, eller någon annan stans, som både innehåller uppgifter som är utförda och inte utförda, eller är blandade med information. Informationsmejlen lagras i särskilda mappar.

Annonser

Kommentering är stängt.